Privacybeleid

1. Toepassingsgebied van dit privacybeleid

Dit privacybeleid is van toepassing op persoonsgegevens die worden verwerkt via onze website, ons platform, onze ondersteunende diensten en bijbehorende communicatiekanalen. Afhankelijk van de specifieke dienst en context kan YouShouldAsk optreden als verwerkingsverantwoordelijke of als verwerker namens zijn klanten.

Wanneer YouShouldAsk persoonsgegevens namens een klant verwerkt, is die klant in het algemeen verantwoordelijk voor het bepalen van het doel en de rechtsgrond van de verwerking. In die situaties verwerkt YouShouldAsk persoonsgegevens uitsluitend volgens de gedocumenteerde instructies van de klant en de toepasselijke wetgeving.

2. Gegevens die wij verzamelen

Wij kunnen op verschillende manieren persoonsgegevens verzamelen, afhankelijk van hoe je met ons in contact staat. Dit kan gaan om gegevens die je rechtstreeks verstrekt, automatisch verzamelde gegevens en gegevens die worden verwerkt doordat klanten onze diensten gebruiken.

• Contactgegevens, zoals je naam, e-mailadres, telefoonnummer en bedrijfsgegevens;
• Account- en gebruikersgegevens voor toegang tot ons platform;
• Communicatie-inhoud, zoals berichten die worden verstuurd via webchat, e-mail, ondersteuningskanalen of WhatsApp;
• Gebruiks- en apparaatgegevens, waaronder browsertype, IP-adres, tijdzone, loggegevens, tijdstippen en bekeken pagina’s;
• Transactie- of referentiegegevens wanneer die relevant zijn voor een ondersteunde werkstroom, zoals ticketgegevens, boekingsreferenties of bestelgegevens.

3. Hoe wij je gegevens gebruiken

Wij gebruiken persoonsgegevens uitsluitend wanneer dat noodzakelijk is voor gerechtvaardigde bedrijfsdoeleinden en de levering van diensten, waaronder:

• Het aanbieden, uitvoeren, onderhouden en verbeteren van ons platform en bijbehorende diensten;
• Het beheren van klantenservice, communicatieafhandeling, het sorteren van binnenkomende e-mail en het genereren van antwoorden;
• Het mogelijk maken van geautomatiseerde werkstromen en AI-ondersteuning binnen goedgekeurde toepassingen;
• Het communiceren met gebruikers, klanten en potentiële klanten;
• Het bewaken, beveiligen en optimaliseren van de prestaties van ons platform;
• Het voldoen aan wettelijke, regelgevende en contractuele verplichtingen;
• Het uitvoeren van beperkte marketing- en reclameactiviteiten waar de toepasselijke wetgeving dat toestaat.

Persoonsgegevens die via onze diensten worden verwerkt, worden niet gebruikt om openbare AI-modellen te trainen.

4. Toegangsbeheer en minimale gegevensverwerking

Wij hanteren de beginselen van minimale gegevensverwerking en minimale toegangsrechten. Toegang tot systemen, gegevensverzamelingen, mailboxen, API’s en persoonsgegevens blijft beperkt tot wat strikt noodzakelijk is voor de betreffende dienst, werkstroom of ondersteuningsvraag.

Tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen, staan wij geen onbeperkte toegang tot klantsystemen, grootschalige uitvoer van persoonsgegevens of zelfstandige acties in systemen met grote gevolgen toe buiten de goedgekeurde omvang van onze dienstverlening.

5. Delen van je persoonsgegevens

Wij kunnen persoonsgegevens delen met vertrouwde externe dienstverleners wanneer dat nodig is om ons platform te laten functioneren en onze diensten te leveren. Deze partijen zijn gebonden aan contractuele verplichtingen die persoonsgegevens beschermen en mogen deze gegevens uitsluitend voor specifieke doeleinden verwerken.

Voorbeelden van dienstverleners die wij kunnen inschakelen, zijn hostingaanbieders, aanbieders van analysediensten en aanbieders van AI-infrastructuur.

Wij kunnen persoonsgegevens ook verstrekken wanneer dat nodig is om te voldoen aan toepasselijke wetgeving, juridische procedures of rechtmatige verzoeken van autoriteiten, of om onze rechten, gebruikers, systemen of diensten te beschermen.

6. Subverwerkers

Wij kunnen zorgvuldig geselecteerde subverwerkers inschakelen om onze dienstverlening te ondersteunen, waaronder aanbieders van cloudhosting en AI-diensten. Waar dat vereist is, zorgen wij ervoor dat voor deze subverwerkers verplichtingen voor gegevensbescherming gelden die ten minste even beschermend zijn als de verplichtingen die voor ons gelden.

Bij onze infrastructuur en dienstverlening kunnen partijen betrokken zijn zoals hostingpartners en aanbieders van AI-modellen. Een actueel overzicht van relevante subverwerkers kan op verzoek of via de toepasselijke contractdocumentatie worden verstrekt.

7. Internationale doorgifte van gegevens

Wanneer persoonsgegevens worden doorgegeven buiten de Europese Economische Ruimte (EER) of Zwitserland, zorgen wij ervoor dat daarvoor een geldig doorgiftemechanisme volgens de toepasselijke privacywetgeving wordt gebruikt, zoals een adequaatheidsbesluit of passende waarborgen, waaronder standaardcontractbepalingen.

Wanneer aanbieders van AI- of andere clouddiensten gegevens buiten de EER verwerken, nemen wij redelijke maatregelen om ervoor te zorgen dat deze verwerking onder passende contractuele en wettelijke bescherming blijft vallen.

8. Gegevensbescherming en beveiliging

Wij treffen en onderhouden passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen onopzettelijke of onrechtmatige vernietiging, verlies, wijziging, ongeoorloofde verstrekking of ongeoorloofde toegang.

• Versleuteling van gegevens tijdens verzending en, waar van toepassing, tijdens opslag;
• Toegangsbeheer, rechten op basis van rollen en veilige authenticatiemaatregelen;
• Bewaking, registratie en controlesporen voor belangrijke handelingen;
• Veilige procedures voor back-ups en herstel;
• Beheer van beveiligingsupdates en kwetsbaarheden en doorlopend onderhoud van onze systemen;
• Geheimhoudingsverplichtingen voor bevoegd personeel.

Wij beoordelen en actualiseren onze beveiligingsmaatregelen regelmatig in het licht van technologische, operationele en juridische ontwikkelingen.

9. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de doeleinden die in dit privacybeleid worden beschreven, tenzij een langere bewaartermijn vereist of toegestaan is op grond van de wet, een overeenkomst of een gerechtvaardigde operationele noodzaak.

Klanten kunnen, afhankelijk van de dienst en de betreffende gegevenscategorie, bewaartermijnen binnen ons platform instellen. Operationele registraties kunnen gedurende een beperkte periode worden bewaard wanneer dat nodig is voor de integriteit van de dienstverlening, beveiliging, naleving van verplichtingen of geschillenbeslechting.

Wanneer persoonsgegevens via AI-diensten van derden worden verwerkt, kunnen daarvoor beperkte korte bewaartermijnen gelden voor toezicht op misbruik, beveiliging en het opsporen van fouten, overeenkomstig de toepasselijke voorwaarden van de aanbieder en contractuele waarborgen.

10. Gebruik van OpenAI-diensten

Wij kunnen diensten van OpenAI, waaronder API’s voor taalmodellen, gebruiken om AI-functies binnen ons platform te ondersteunen. Gegevens die met deze diensten worden gedeeld, worden uitsluitend verwerkt om antwoorden te genereren of overeengekomen functionaliteit binnen onze diensten mogelijk te maken.

Tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen, worden klantgegevens die via deze diensten worden verwerkt niet gebruikt om openbare AI-modellen te trainen. Wij passen passende contractuele en technische waarborgen toe voor een veilige verwerking die aan de toepasselijke verplichtingen voldoet.

11. WhatsApp, webchat, e-mail en andere communicatiekanalen

Wanneer je met ons of met diensten op ons platform communiceert via kanalen zoals webchat, e-mail, WhatsApp, spraak of gekoppelde mailboxomgevingen, kunnen wij de gegevens die je verstrekt verwerken om vragen, ondersteuningsverzoeken, werkstromen voor dienstverlening en bijbehorende communicatie af te handelen.

Deze gegevens worden uitsluitend verwerkt voor het betreffende communicatie- of dienstverleningsdoel en in overeenstemming met toepasselijke contractuele, wettelijke en beveiligingsvereisten.

12. Rechten van betrokkenen

Afhankelijk van je locatie en de toepasselijke privacywetgeving kun je rechten hebben met betrekking tot je persoonsgegevens, waaronder het recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking van de verwerking, bezwaar of overdraagbaarheid van je persoonsgegevens.

Wanneer YouShouldAsk als verwerker namens een klant optreedt, moeten verzoeken over persoonsgegevens mogelijk worden gericht aan de betreffende klant als verwerkingsverantwoordelijke. Waar passend ondersteunen wij onze klanten bij het beantwoorden van deze verzoeken overeenkomstig de toepasselijke wetgeving.

13. Inbreuken in verband met persoonsgegevens

Wij hanteren interne procedures voor het vaststellen, beoordelen, beperken en afhandelen van vermoedelijke of bevestigde inbreuken in verband met persoonsgegevens. Waar de toepasselijke wetgeving of een overeenkomst dat vereist, stellen wij de betreffende klant of autoriteit zonder onredelijke vertraging op de hoogte en verlenen wij redelijke medewerking aan het onderzoeken en beperken van het incident.

14. AI-beheer en menselijk toezicht

Bij werkstromen met AI-ondersteuning passen wij beheersmaatregelen toe die aansluiten op de toepassing, waaronder registratie, beperking van de reikwijdte, regels voor het doorzetten van vragen en menselijk toezicht waar dat relevant is. Afhankelijk van de overeengekomen inrichting en het risicoprofiel kunnen bepaalde kanalen of werkstromen uitsluitend suggesties geven, goedkeuring door een medewerker vereisen of gecontroleerd automatisch berichten verzenden.

Wij streven ernaar dat AI-resultaten blijven aansluiten op goedgekeurde kennis, procesregels en de grenzen van de dienstverlening. Wanneer de zekerheid laag is, een beleidsregel van toepassing wordt of een verzoek buiten de goedgekeurde reikwijdte valt, kunnen werkstromen aan een medewerker worden overgedragen.

15. Wijzigingen in dit privacybeleid

Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen om wijzigingen in onze diensten, technologieën, wettelijke verplichtingen of bedrijfsvoering weer te geven. Een bijgewerkte versie wordt op deze pagina gepubliceerd met de herziene ingangsdatum.

16. Contact

Heb je vragen over dit privacybeleid of de manier waarop wij met privacy omgaan, of wil je je rechten uitoefenen? Neem dan contact met ons op via info@youshouldask.ai.